1. Planeie o seu dia e organize prioridades

Comece o seu dia de trabalho a organizar a sua lista de tarefas e a identificar prioridades. Tem muitas tarefas em mãos? Quais são as mais importantes? Boa, comece com essas! Ao começar pelas tarefas mais urgentes, garante que não perde tempo crucial com outras que não requerem tão imediata atenção.

Somos seres visuais, por isso uma boa dica passa por anotar, numa lista, tudo aquilo que quer fazer e, à medida que completar cada tarefa, risque-a da lista. Para a escrever, pode recorrer a uma simples folha de papel, a uma agenda física ou online, a um planner, ou mesmo aplicações móveis.

2. Defina prazos

Se possível, para cada ponto da lista mencionada acima, defina um prazo para o terminar (ou iniciar, para o caso de se distrair com outras tarefas - assim já sabe que tem outro tema pendente da sua atenção). Se ajudar, coloque alertas no calendário do seu Outlook: assim, para além de se recordar que tem algo pendente, também tem o seu status no Teams atualizado, conforme a sua disponibilidade.

Mas atenção: sabemos que é inevitável surgirem pequenos imprevistos ao longo do dia, seja um telefonema inesperado ou um tema novo que requer a sua atenção, razão pela qual deve igualmente antecipar pequenos espaços para possíveis interrupções no seu planeamento.

3. Realize atividade semelhantes em sequência

Poupe tempo e energia realizando em sequência várias tarefas semelhantes antes de avançar para outras.

Se possível, defina diferentes horário para chamadas ou para ler e responder a e-mails, já que estes, se estivermos constantemente a recebê-los e a enviar, podem consumir-nos uma manhã ou dia inteiros. Uma opção poderá ser alocar intervalos de cerca de 30 minutos, espalhados pelo dia, para esta tarefa, por exemplo, quando chega de amanhã ao escritório, antes de ir para almoço, ao voltar do almoço, e pouco antes de sair do trabalho. Assim que estabelecer este horário, deverá cumpri-lo e torná-lo rotina.

4. Evite o multitasking

Concentre-se na tarefa que tem em mãos e bloqueie todas as distrações. Pode ser tentador resolver várias tarefas em simultâneo, pode achar que assim é mais produtivo, mas é exatamente o oposto: perde tempo, prejudica a concentração a longo prazo, e diminui a produtividade ao saltar entre tarefas.

Portanto, concentre-se numa tarefa de cada vez.

Se surgir alguma nova tarefa, que não necessite de imediata atenção, adicione à lista e designe uma hora do dia (ou outro dia) para tratar dela, não interrompendo as tarefas que está a realizar.

5. Esconda o seu telemóvel quando não precisa dele para a função em mãos

Uma das distrações mais usuais ao longo do dia é, muito provavelmente, o telemóvel. Para reverter o efeito deste pequeno dispositivo, que tal se o colocar de parte durante umas horas? Isto se a sua função ou a tarefa que tem em mãos o permitir, claro.

O distanciamento físico vai ajudar a garantir que, da próxima vez que sentir o impulso, mesmo que sem se aperceber, de verificar as notificações ou as horas no ecrã do seu telemóvel, não se distrai com o mesmo.

E se o seu problema for ver as horas ao telemóvel, que tal voltar a dar uso ao relógio que tem guardado por casa? Ou pode sempre ver as horas no canto inferior direito do ecrã do seu computador.

6. Não perca tempo em chamadas e otimize as suas reuniões

Não deixe que as suas chamadas ou reuniões ocupem mais tempo que o necessário.

A priori prepare uma checklist com os seus objetivos ou temas a discutir – isto tornará a interação mais eficiente –, e, se possível, uma duração máxima para todo o encontro (se tiver sido convocada por si). No final, confirme se deu resposta a tudo aquilo que tinha planeado para a chamada/reunião.

7. Faça pausas e recarregue energias

E porque o corpo e a mente também precisam de momentos de pausa, é igualmente importante definir tempos para descansar um pouco, distrair-se com outro tema mais descontraído, caminhar, comer ou beber algo, alongar, ou mesmo trocar ideias com colegas.

Planeie bem estes momentos para garantir que não fica demasiado focado no trabalho ao ponto de os ignorar.