The Benefits of a Document and Purchasing Management System

July 19, 2024

3 min read

Implementing a document and purchasing management system offers numerous benefits that directly enhance the efficiency and effectiveness of daily tasks. In today's business environment, efficient management of purchases and documents is crucial for the success of any company. This new system has allowed us to automate various procedures that would otherwise be manual, saving time and resources. Automation accelerates tasks such as supplier registration, purchase requests, document approvals, and more, integrating a series of automatic controls throughout the process. This reduces the risk of errors and frees up time for more valuable tasks.

By centralising all documents and purchase-related information, we can quickly access the necessary data, expediting the entire process. Additionally, the digitisation and centralisation of documents have made information access easier and faster. Instead of wasting time searching for physical documents or requesting information from other departments, users can consult the system anytime, anywhere, provided they have the necessary permissions. This real-time access increases the company’s agility and responsiveness.

Our document management system ensures that all documents are securely stored in compliance with our certified information security policy. Information security is further enhanced as sensitive data is protected through restricted and authorised access.

Looking ahead, we aim to reduce the need for paper, which will also decrease the physical storage space required for documents. This measure will not only cut costs but also promote more sustainable practices, aligning with the company’s social and environmental responsibility policies.

This strategic investment is already impacting our daily management. By optimising internal processes, we have improved efficiency, effectiveness, security, and sustainability, which we believe will provide competitive advantages in the future.

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Os Benefícios de um Sistema de Gestão Documental e de Compras

A implementação de um sistema de gestão documental e de compras traz inúmeros benefícios, que têm impactos diretos na eficiência e na eficácia das tarefas diárias. Nos dias de hoje, uma gestão eficiente das compras e dos documentos é crucial para o sucesso de qualquer empresa. A implementação deste novo sistema, permitiu-nos automatizar diversos procedimentos que, de outra forma, seriam feitos manualmente, consumindo tempo e recursos. Com a automação, tarefas como o registo de fornecedores, pedidos de novas compras, aprovações de documentos, etc., são executadas de forma mais rápida e permitem a existência, ao longo do processo, de uma série de controlos automáticos, reduzindo dessa forma o risco de erros e traduzindo-se em mais tempo disponível para tarefas de maior valor acrescentado.

Desta forma, conseguimos centralizar todos os documentos e as informações relacionadas com as compras, permitindo que se aceda rapidamente aos dados necessários, trazendo celeridade a todo este processo. Adicionalmente, com a digitalização e centralização dos documentos, o acesso à informação tornou-se mais fácil e rápido. Em vez de se perder tempo a procurar documentos físicos ou a pedir informações a outros departamentos, os utilizadores podem consultar o sistema a qualquer hora e em qualquer lugar, desde que tenham as permissões necessárias. Este acesso em tempo real aumenta a agilidade e a capacidade de resposta da empresa.

Este sistema de gestão documental garante que todos os documentos são armazenados de forma segura e de acordo com a política de segurança da informação, da qual somos certificados. Além disso, a segurança da informação fica reforçada, porque estão protegidos dados sensíveis através de acessos restritos e autorizados.

De futuro, pretendemos reduzir a necessidade de papel, o que também irá resultar numa redução do espaço físico de armazenamento de documentos. Esta medida, irá contribuir para uma redução de custos, mas também promove práticas mais sustentáveis, alinhando-se com as políticas de responsabilidade social e ambiental da empresa.

Este foi um investimento estratégico que já tem impacto na nossa gestão diária. Com a otimização dos processos internos, conseguimos melhorar a eficiência, a eficácia, a segurança e a sustentabilidade, o que acreditamos, que no futuro, nos proporcione vantagens competitivas no mercado.

Susana Trindade

Treasurer