The importance of office support & facilities in organizations

October 20, 2023

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Currently, companies are subject to constant changes in their internal and external environments, which is why having good Administrative and Business Support Management is essential. The Office Support & Facilities Area has an overall view of the business and helps everything run faster and better. In other words, it represents the company's foundation and ensures the smooth operation and steady pace of both operations and the business.

Therefore, to ensure that everything runs smoothly in the company and that simple matters do not occupy the time of other teams, it is necessary for the administrative department to have prepared, trained, and available employees to provide constant support. This department in a company is one of the most relevant for achieving business objectives, and as the name implies, it supports all other departments: it facilitates access to information, optimizes internal and external communications, and supports all employees to make their daily work in the office and on service outings easier. This support is provided by Reception, the Administrative area, and Logistics, whose areas of operation we will describe below:

Reception plays a crucial role in ensuring that the company's image is conveyed positively and appropriately because these professionals are the first point of contact for visitors from various areas. It is the responsibility of receptionists to identify, screen, and direct various daily situations, and they are the "face" of the company. Telephone communication is also vital for this purpose, as the language used by these professionals significantly contributes to winning and demonstrating the institution's seriousness.

In the Administrative area, all physical or digital documentation that arrives at the company is processed, including screening, registration, digitization, forwarding, and, finally, archiving of all operational materials. In Logistics, the "machinery" is kept running, and control is maintained over office supplies, vehicles, external services, as well as issues related to office cleanliness and building maintenance.

With these three areas of operation, cost control and the search for solutions to make existing processes more efficient and sustainable for the organization go hand in hand. In essence, Office Support can be compared to the "Housekeeper" of old mansions. It knows all the family members, helps with all tasks, manages the family budget, and even gives scoldings. 😉

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Atualmente, as empresas sofrem constantes mudanças nos seus ambientes internos e externos e por isso ter uma boa gestão administrativa e de suporte ao negócio é fundamental.

A área de Office Support & Facilities tem a visão geral do negócio e ajuda a que tudo funcione mais rápido e melhor. Ou seja, representa a base da empresa e garante o ritmo e o funcionamento em velocidade cruzeiro das Operações e do Negócio.

Assim sendo, para que tudo esteja em pleno funcionamento na empresa e para que as questões simples não ocupem o tempo das restantes equipas, é necessário que o departamento administrativo tenha colaboradores preparados, formados e disponíveis para prestar apoio constante. Este departamento numa empresa é um dos mais relevantes para alcançar os objetivos do negócio e como o próprio nome indica, é o suporte de todos os outros departamentos: facilita o acesso à informação, otimiza as comunicações internas e externas e presta apoio a todos os colaboradores, por forma a facilitar o seu dia a dia, no escritório e nas saídas em serviço. Este apoio é dado pela Receção, pela área Administrativa e pela Logística, cujas áreas de atuação vamos descrever em seguida:

A Receção tem um papel preponderante para garantir que a imagem da empresa é transmitida de forma positiva e adequada, pois é através destes profissionais que os visitantes de diversas áreas têm o primeiro contacto. Cabe às colegas rececionistas fazerem a identificação, triagem e encaminhamento das variadas situações que surgem no dia a dia e serem a primeira “cara” da empresa. O atendimento telefónico é também muito importante para isso, pois a linguagem destas profissionais conta muito para conquistar e mostrar a seriedade da instituição.

Na área Administrativa é feito o tratamento de toda a documentação física ou digital que chega à empresa, passando pela triagem, registo, digitalização, encaminhamento e por fim arquivo de tudo o que é operacional, enquanto que na Logística se mantém a “engrenagem” a funcionar, controla-se o economato, as viaturas, os serviços externos, assim como, as situações inerentes ao funcionamento do escritório ao nível de limpeza e manutenção do edifício e do escritório.

Com estas três vertentes de atuação, convive em paralelo o controlo de custos e a procura de soluções que visem tornar os processos existentes mais eficientes e mais sustentáveis para a organização.

Basicamente podemos comparar o Office Support, à “Governanta” dos palacetes de antigamente. Conhece todos os elementos da família, ajuda em todas as tarefas, gere o orçamento familiar e até dá ralhetes.  😉

Ondina Mendes

Administrative

Susana Pazos

Administrative

Vanessa Conceição

Administrative

Office Support & Facilities

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